Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 mai 20261. Préambule
La société Pro XY – Legal, SAS au capital de 500 €, immatriculée au RCS de Nîmes sous le numéro 984 534 339 00010, dont le siège social est situé 143 rue des Seinches – 30240 Le Grau-du-Roi, France (ci-après « Pro XY – Legal » ou « nous »), accorde une importance fondamentale à la protection des données à caractère personnel de ses utilisateurs.
La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer toute personne naviguant sur le site exadvize.com et/ou utilisant la plateforme SaaS Exadvize des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Pro XY – Legal en qualité de responsable du traitement, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
2. Définitions
- Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.
- Responsable du traitement : la personne morale qui détermine les finalités et les moyens d'un traitement. En l'espèce : Pro XY – Legal.
- Sous-traitant : la personne morale qui traite des données pour le compte et sur instruction du responsable du traitement.
- Utilisateur : toute personne physique naviguant sur le site exadvize.com ou utilisant la Plateforme Exadvize.
- Client : toute personne morale ayant souscrit un abonnement à la Plateforme Exadvize.
- Traitement : toute opération effectuée sur des données à caractère personnel, qu'il s'agisse de collecte, d'enregistrement, d'organisation, de conservation, d'utilisation, de communication, d'effacement ou de destruction.
3. Qualité du responsable du traitement
Pro XY – Legal agit en qualité de responsable du traitement pour l'ensemble des traitements décrits dans la présente politique relatifs à :
- la navigation sur le site exadvize.com ;
- la gestion des relations prospects et clients ;
- l'utilisation de la Plateforme Exadvize par les Utilisateurs finaux.
Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme par les Clients professionnels, Pro XY – Legal peut également agir en qualité de sous-traitant lorsque les Clients déterminent eux-mêmes les finalités et les moyens du traitement des données de leurs propres utilisateurs finaux. Dans ce cas, les obligations respectives sont définies dans les conditions générales d'utilisation et/ou le contrat de traitement de données conclu entre les parties.
4. Données collectées et finalités des traitements
4.1 Navigation sur le site exadvize.com
| Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Données de navigation (adresse IP, pages visitées, durée de session, type de navigateur) | Mesure d'audience via Google Analytics ; amélioration du site | Consentement (Art. 6, §1, a RGPD) |
| Données de contact (nom, prénom, adresse email, message) | Traitement des demandes de contact et de démonstration | Intérêt légitime (Art. 6, §1, f RGPD) |
| Préférences de cookies | Gestion du consentement | Obligation légale (Art. 6, §1, c RGPD) |
4.2 Création et gestion du compte Utilisateur
| Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, prénom, adresse email professionnelle | Création et gestion du compte ; authentification | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Tokens d'authentification OAuth (Microsoft 365, Google Workspace) | Connexion sécurisée aux services de messagerie du Client | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Rôle et permissions au sein de l'organisation cliente | Gestion des accès et des droits sur la Plateforme | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
4.3 Traitement des demandes juridiques via la Plateforme
La Plateforme Exadvize intègre un agent d'intelligence artificielle dénommé CLEM, dont la mission est d'assister le traitement des demandes à caractère juridique soumises par les utilisateurs opérationnels au sein des organisations clientes.
| Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Contenu des emails et messages soumis à la Plateforme | Analyse, classification et qualification juridique des demandes ; génération de réponses assistées par IA | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Métadonnées des messages (expéditeur, destinataire, date, objet) | Routage et priorisation des demandes | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Historique des échanges au sein de la Plateforme | Suivi des dossiers ; amélioration de la qualité du service | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Journaux d'activité (logs) | Sécurité, traçabilité, détection des incidents | Intérêt légitime (Art. 6, §1, f RGPD) |
Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle, tout contenu généré par CLEM est systématiquement identifié comme produit par un système d'intelligence artificielle. Conformément à l'article 22 du RGPD, aucune décision produisant des effets juridiques significatifs n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
4.4 Gestion des abonnements et des crédits
| Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Données de facturation (nom, adresse, coordonnées de paiement) | Gestion des abonnements et des achats de crédits supplémentaires | Exécution du contrat (Art. 6, §1, b RGPD) |
| Historique des transactions | Obligations comptables et fiscales | Obligation légale (Art. 6, §1, c RGPD) |
Les paiements sont traités par la société Stripe, Inc. Pro XY – Legal ne conserve aucune donnée de carte bancaire.
4.5 Obligations légales et sécurité
| Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Données d'identification et de connexion | Prévention de la fraude ; gestion des incidents de sécurité | Intérêt légitime (Art. 6, §1, f RGPD) |
| Données nécessaires aux obligations légales | Respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires | Obligation légale (Art. 6, §1, c RGPD) |
5. Durées de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte Utilisateur | Durée de la relation contractuelle + 90 jours après clôture du compte |
| Contenu des demandes et échanges sur la Plateforme | Durée de la relation contractuelle + 90 jours après clôture du compte |
| Données de facturation et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligation légale) |
| Données de navigation (Google Analytics) | 13 mois |
| Journaux d'activité (logs de sécurité) | 12 mois |
| Données prospects (demandes de contact, démonstrations) | 3 ans à compter du dernier contact |
| Tokens d'authentification OAuth | Durée de la session active ; révocables à tout moment |
6. Sous-traitants et destinataires des données
Pro XY – Legal fait appel aux sous-traitants suivants, sélectionnés pour leur conformité aux exigences du RGPD :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Hébergeur du site (o2switch) | Hébergement du site institutionnel | France (Union européenne) |
| Hébergeur de la Plateforme | Hébergement de la Plateforme et stockage des données | Union européenne |
| Google LLC (Google Analytics) | Mesure d'audience du site | États-Unis — transfert encadré par les CCT et l'EU-US Data Privacy Framework |
| Google LLC / Microsoft Corporation | Connecteurs OAuth pour l'intégration de la messagerie | Union européenne / États-Unis — transfert encadré par les CCT |
| Prestataires de services d'intelligence artificielle | Traitement des demandes par l'agent CLEM | Union européenne ou pays offrant un niveau de protection adéquat |
| Stripe, Inc. | Traitement des paiements | États-Unis — transfert encadré par les CCT et l'EU-US Data Privacy Framework |
Les données à caractère personnel ne sont pas vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
7. Mesures de sécurité
Pro XY – Legal met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées, conformément à l'article 32 du RGPD et aux recommandations de l'ANSSI.
- Chiffrement des données : les données stockées sur la Plateforme font l'objet d'un chiffrement AES-256-GCM par tenant, garantissant l'isolation stricte des données entre les organisations clientes.
- Contrôle des accès : accès aux données limité aux seuls personnels et sous-traitants habilités, selon le principe du moindre privilège.
- Journalisation immuable : traçabilité de l'ensemble des opérations effectuées sur les données, à des fins de détection des incidents et d'audit.
- Sauvegardes : sauvegardes régulières des données, chiffrées et stockées sur des infrastructures distinctes.
- Authentification renforcée : accès à la Plateforme soumis à authentification sécurisée via protocoles OAuth 2.0.
8. Droits des personnes concernées
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, tout Utilisateur dispose des droits suivants :
- Droit d'accès (Art. 15) : obtenir la confirmation que des données le concernant sont traitées et en obtenir une copie.
- Droit de rectification (Art. 16) : obtenir la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (Art. 17) : obtenir la suppression de ses données, dans les cas prévus par la réglementation.
- Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : obtenir la suspension temporaire du traitement de ses données.
- Droit à la portabilité (Art. 20) : recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit d'opposition (Art. 21) : s'opposer au traitement de ses données fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement.
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (Art. 22) : obtenir une intervention humaine dans tout processus de décision automatisée produisant des effets juridiques significatifs.
Pour exercer ces droits : contact@exadvize.com ou par courrier postal : Pro XY – Legal – DPO, 143 rue des Seinches – 30240 Le Grau-du-Roi, France.
En cas de réclamation non résolue, vous pouvez saisir la CNIL : https://www.cnil.fr
9. Protection des mineurs
La Plateforme Exadvize est destinée exclusivement à un usage professionnel par des personnes majeures. Pro XY – Legal ne collecte pas sciemment de données relatives à des mineurs. Pour toute demande de suppression : contact@exadvize.com.
10. Droit applicable et juridiction compétente
La présente politique de confidentialité est soumise au droit français. En cas de litige relatif à son interprétation ou à son application, et à défaut de résolution amiable, les tribunaux français seront seuls compétents.
11. Modifications de la présente politique
Pro XY – Legal se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour se conformer à toute évolution législative, réglementaire ou jurisprudentielle. La date de dernière mise à jour figurant en tête de document sera actualisée en conséquence. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs disposant d'un compte actif sur la Plateforme en seront informés par voie électronique.
Pour toute question relative à la présente politique, contactez : contact@exadvize.com